Jede ernsthafte Veranstaltung erfordert zumindest minimale Planung. Um eine Kinderparty, einen Abend mit Absolvententreffen oder eine freundschaftliche Party zu organisieren, müssen Sie sich Zeit für die Budgetierung, die Auswahl und Vorbereitung der Räumlichkeiten sowie für Spiele und Wettbewerbe nehmen. Je sorgfältiger Sie planen, desto effektiver und unvergesslicher wird die Veranstaltung.
Anweisungen
Schritt 1
Setzen Sie sich klare und prägnante Ziele. Sie müssen sich vorstellen, für wen und warum die Veranstaltung stattfindet. Der erste Block von Zielen bezieht sich auf das, was Sie erreichen möchten. Sie wird maßgeblich durch die allgemeine Ausrichtung der Veranstaltung bestimmt. Denken Sie auch über die Ziele der Teilnehmer nach: was sie zu tun haben, welche Aufgaben zu erledigen sind und so weiter. Ein sinnloses Meeting kann zu einem grauen und langweiligen Zeitvertreib werden.
Schritt 2
Bilden Sie ein Team, das die Verantwortung für die Organisation der Veranstaltung übernimmt. Verteilen Sie Funktionen unter den Organisatoren. Jemand wird für die Auswahl der Räumlichkeiten und deren Gestaltung verantwortlich sein. Andere müssen die notwendigen Materialien, Lebensmittel und anderes Zubehör beschaffen. Wenn Sie eine gesellige Party planen, benötigen Sie wahrscheinlich ein Au Pair.
Schritt 3
Überlegen Sie sich die Form der Veranstaltung und halten Sie sich strikt an das akzeptierte Format. Es kann ein Home-Business-Seminar, eine Firmenfeier, ein Treffen von Klassenkameraden, eine Neujahrs- oder Kinderparty sein. Jede Form erfordert eine eigene Vorbereitung und eine durchdachte Zusammenstellung der Teilnehmer. Besucher der Veranstaltung sollten sich bewusst sein, was sie beim Treffen erwartet. Die Teilnehmer sollten sich nicht täuschen lassen.
Schritt 4
Machen Sie einen Kostenvoranschlag. Tragen Sie in die Liste die Kosten für die Anmietung von Räumlichkeiten, den Kauf von Zubehör, Lebensmitteln und die Zahlung von Fremdleistungen ein. Berücksichtigen Sie die Finanzierungsquelle für die Veranstaltung. Im einfachsten Fall kann die Lösung eine Eigenfinanzierung durch jeden Teilnehmer sein. Der Verkauf von Tickets oder die Organisation einer Lotterie hilft, ein ernsthafteres Treffen zurückzuzahlen.
Schritt 5
Entwickeln Sie ein Veranstaltungsprogramm. Listen Sie die Schritte für die Organisatoren, Moderatoren und Teilnehmer auf. Ein gut durchdachtes Skript erspart Ihnen peinliche Pausen, Pannen und andere Missverständnisse.
Schritt 6
Bereiten Sie Einladungen für die Teilnehmer vor. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung genau kennen. Formelle Veranstaltungen bedürfen einer vorherigen schriftlichen Einladung. Bei weniger bedeutenden Ereignissen kann es ausreichen, die Gäste auf der Liste anzurufen. Es empfiehlt sich, dies einige Tage vor der Veranstaltung zu tun, damit jeder Zeit hat, seine beruflichen und persönlichen Pläne zu ändern.
